Fernando de Noronha

Gestão Documental

Chegada no arquivo público

Identificacão da documentação histórica

Inicio dos trabalhos de higienização

Recuperação de Documentos

Pré-Catalogação

Início dos trabalhos de higienização

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal nº 8.159, 1991, Art. 3º).

Todas as áreas de uma empresa ou órgão público devem fazer gestão de documentos. O importante é que a gestão seja feita sob orientação técnica fundamentada em instrumentos aprovados pelo sistema de arquivo.



2. Objetivos:

- Reduzir, ao essencial, a massa documental no arquivo;
- Aumentar o índice de recuperação da informação;
- Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente;
- Controlar a produção documental, orientando o emprego de suportes adequados para o registro da informação;
- Conquistar espaço físico e reduzir o peso;
- Aproveitar melhor os recursos humanos e físicos.



3. Teoria das três idades:

Wiffel, em 1972, criou sua teoria das três idades dos documentos. Que dariam lugar a diferentes categorias de arquivo. A dita teoria está relacionada com a idéia e realidade de que os documentos não são algo morto ou inativo, mas sim que têm vida própria.

A primeira etapa ou idade (CORRENTE) – É a de circulação e tramitação pelos canais naturais em busca de resposta ou solução para o assunto que se iniciou. A documentação forma parte dos arquivos setoriais, correntes ou de gestão. Está PERTO do funcionário responsável pela tramitação, em sua mesa, em arquivos de aço, em armários, ao alcance de sua mão para seu manejo freqüente.

A segunda etapa ou idade (INTERMEDIÁRIO) – nela, uma vez recebida a resposta ou solução do assunto iniciado, o documento ou expediente que o testemunha segue sendo guardado, podendo ser objeto de consulta ou de antecedente, mas não com a mesma freqüência da primeira etapa. Esta etapa corresponde a um arquivamento intermediário na qual pouco a pouco vai depreciando o valor primário dos documentos, desenvolvendo-se o seu valor secundário.

A terceira etapa ou idade (PERMANENTE) – o documento assume um valor permanente e será consultado por seu valor cultural e informativo com fins de investigação. Seu arquivamento e conservação são definidos em tabela.



4. Política de Gestão Documental

O termo gestão está relacionado à administração, ao ato de gerenciar. Isso significa que é preciso ir além do ato de registro da informação em um suporte, é preciso também que se tenha um planejamento de tal forma que, mesmo com uma quantidade exacerbada de documentos gerados diante das ferramentas tecnológicas disponíveis nos dias atuais seja possível localizar e utilizar a informação no tempo exato e necessário para uma tomada de decisão.

A gestão de documentos originou-se na impossibilidade de se lidar, de acordo com “moldes tradicionais”, com as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações públicas americanas e canadenses. Assim, a partir das soluções apontadas por comissões governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos e Canadá, no final da década de 40 do século XX, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental, a saber: produção, utilização, conservação e destinação de documentos. Destacam-se, então, as principais atividades e funções dessas etapas:

Produção: Concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondências, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas.

Utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes

Destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário e recolhimento dos documentos de valor permanente.



5. Metodologia aplicada no acervo administrativo de Fernando de Noronha:

a) Plano de Classificação de Documentos:

Identificar as atribuições e atividades de cada área do DEFN, utilizando o seu organograma.

Relacionar e organizar os atos relativos à implantação do DEFN, utilizando a sua Lei Orgânica.

Realizar um diagnóstico completo do Distrito através de entrevistas com os produtores/acumuladores de documentos. Identificando os tipos de documentos que são produzidos a partir do cumprimento das atividades identificadas.

Classificar as atividades de acordo com as atribuições afins ou maiores ordenando-as em classes e sub-classes.

b) Tabela de Temporalidade:

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

Para a elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os princípios da Teoria das Três Idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.


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